10 Tipps für die Auswahl deiner Eventlocation

Know-how

14. Aug.

"How to find die richtige Location"

Das könnte ein Buchtitel sein, so komplex und vielseitig ist dieses Thema. Die Location ist ein maßgeblicher Faktor für den Erfolg eines Events - geht es am Ende bei jeder Veranstaltung doch darum, dass die Gäste positiv emotionalisiert sind. Egal ob es eine Messe, eine Gala, ein Kongress, ein Incentive oder eine Weihnachtsfeier ist. Das gute Gefühl mit dem man nach Hause geht ist ein elementarer Gradmesser.

Wo fange ich bloß an? Eine Portion Inspiration!

Bevor wir mit den 10 Tipps starten, gibt es vorweg ein kleines Schmankerl von uns . Denn aller Anfang ist schwer. In der Regel sind die ungefähren Anforderungen und Rahmenbedingungen für das Event bekannt, doch die echte Herausforderung ist es, einen perfekten Ort für das Geschehen zu finden.

Augen und Ohren offen halten

Geh an einem verregneten Sommertag durch Museen oder Kunstgalerien. Entdecke historische Gebäude, die möglicherweise Veranstaltungen in ihren Räumlichkeiten erlauben. Diese Orte bieten oft eine einzigartige Atmosphäre und interessante Kulissen.

Die Suche nach Outdoor Locations, zum Beispiel für ein Sommerfest, ein Teamevent oder für die Weihnachtsfeier sind vor allem deshalb schwierig, weil es wenig Orte gibt, die ausschließlich als Outdoorlocation fungieren, sich auch so präsentieren und im Internet zu finden sind. Geht mit offenen Augen in Parks und Gärten, über Strände oder durch Waldgebiete und stelle sie dir als möglichen Veranstaltungsort vor. Die Natur bietet eine besondere Stimmung und kann eine entspannte und ansprechende Umgebung schaffen und so gut wie jeder Fleck der Erde gehört irgendjemand, den man fragen kann, ob ein Event möglich ist.

Erinnerst du dich noch an das Unplugged Konzert der Fantastischen Vier in dieser atemberaubenden Höhle? Achtet auf solche geografische Besonderheiten. Auch Schlösser oder Berghütten können eine außergewöhnliche Kulisse für dein Event bieten. Ein TV-Format wie “Sing mein Song” lebt von genau solchen Kulissen, wie dem freien Himmel Südafrikas.

Denke außerhalb der Norm

Suche nach alten Fabrikhallen, Lagerhäusern oder umgebauten Industriegebäuden. Der rohe Charme solcher Locations kann deiner Veranstaltung eine besondere Note verleihen.

Immer mehr Unternehmen besitzen und bewirtschaften eigene Eventflächen. Oder sind per Zufall in einem Gebäude, das eigene Flächen besitzt. Kooperiere mit diesen Unternehmen. Daraus kann auch über das Event hinaus eine wertvolle Partnerschaft entstehen.

Von Pop-up Restaurants oder Pop-up Geschäften hat jeder schon mal mitbekommen. Entdecke temporäre Locations, die nur für kurze Zeit verfügbar sind. Diese bieten eine interessante Kulisse für deine Veranstaltung. Manchmal lassen sich leer stehende Gebäude oder ungenutzte Flächen für temporäre Veranstaltungen nutzen.

Viele Universitäten verfügen über schöne Veranstaltungsräume, die sich für Konferenzen, Vorträge oder kulturelle Events eignen. Back to school war noch nie so kreativ.

Budget im Blick

Du hast nur wenig Budget oder suchst vielleicht genau das Einfache für deinen Anlass? Erkundigen dich bei lokalen Gemeinschaftszentren, Vereinen oder Gemeindehäusern, ob sie Räumlichkeiten für Veranstaltungen vermieten. Manchmal bieten sie ihre Räumlichkeiten offiziell für externe Events an, um zusätzliche Einnahmen an ungenutzten Tagen zu generieren.

Schwarmintelligenz nutzen

Nutze das Wissen der Gemeinschaft. Social Media ist hier eine tolle Möglichkeit, da viele Menschen gerade ihre Eventeindrücke teilen. Hier finden sich immer wieder versteckte Juwelen, die der breiten Öffentlichkeit noch unbekannt sind.

Wer, wenn nicht Musiker:innen und Artist:innen, sind das ganze Jahr unterwegs und für Veranstaltungen gebucht? Nutze dieses Wissen und Erfahrung und spreche mit ihnen. Frag, wo sie denn schon überall aufgetreten sind oder beschreibe dein Event. Das solltest du natürlich nur tun, wenn du die Künstler dann auch für dein Event buchst. Auch die Ateliers oder Galerien lokaler Künstler stellen Ihre Räume für Events zur Verfügung.

Gerade die Filmbranche engagiert professionelle Location-Scouts oder Eventagenturen, die Zugriff auf eine umfangreiche Datenbank von außergewöhnlichen Veranstaltungsorten haben. Klappe die Erste: frag nach und mach aus deinem Event einen Blockbuster.

Wenn alle Tipps und eigenen Recherchen dir noch nichts gebracht haben, kannst du noch spezielle Verzeichnisse oder Plattformen nutzen, die sich auf außergewöhnliche Veranstaltungsorte spezialisiert haben. Mit Glück findest du hier noch die eine Location, die sich bei der Vermarktung exklusiv auf die Zusammenarbeit mit so einer Plattform konzentriert. Viel Glück bei der Suche oder melde dich einfach bei uns. 🙂

Während der Inspirationsphase sieht man jede Menge coole, außergewöhnliche und scheinbar perfekte Locations, doch viele davon passen nicht zum eigentlichen Event. Damit du nun aus dieser Flut von Möglichkeiten, den passende Ort für deine Veranstaltung herausfiltern kannst, möchten wir dir folgend einige unserer besten Tipps mit an die Hand geben.

Veranstaltungsart

Die Location muss zum Typ der Veranstaltung passen, sei es eine Konferenz, ein Sommerfest, eine Gala oder eine Messe.

Unser mehr. Tipp Das heißt natürlich nicht, dass eine Konferenz nur in einem Konferenzraum stattfinden kann oder ein Sommerfest immer Wasser und Strand benötigt. Manchmal ist der Kontrast genau das Richtige. Wie wäre es z.B. mit einem Gala-Dinner inmitten einer Produktionshalle oder die eine Messe im Fußballstadion? Wichtig ist, dass die jeweiligen Bedürfnisse bedacht werden. Bei einem Gala-Dinner liegt der Fokus auf dem Menü und den Getränken. Das heißt, das Konzept und die Gegebenheiten dürfen die Umsetzung des gastronomischen Konzepts nicht beeinträchtigen. Bei einer Messe braucht es Platz und Stauraum für Messestände und Messebau, sowie viel Lauffläche und Aufenthaltsbereiche für Besucher:innen. Eine Messe in zu engen und eingeschränkten Räumen führt zu vielen Kompromissen, was sich auch in der Qualität der Veranstaltung widerspiegelt.

2. Kapazität

Die Größe der Location sollte zur erwarteten Gästezahl passen, ohne zu eng oder zu leer zu wirken.

Unser mehr. Tipp Bei manchen Eventformaten ist es nicht notwendig, Kapazität für die exakte Teilnehmerzahl vorzuhalten. Für ein geselliges Sommerfest, in entspannter und angenehmer Atmosphäre unter Kolleg:innen ist es nicht immer nötig ausschließlich nach Locations zu suchen, die mindestens die angemeldete Teilnehmerzahl kommunizieren. Zum Beispiel kann man über eine flexible Bestuhlung Raum und Fläche schaffen, so dass sich eine gesellige Atmosphäre ergibt. Gerade wenn es keinen strikten Veranstaltungsablauf gibt, mit einem Buffet oder Foodtrucks geplant wird und man die Möglichkeit hat, neben einer Bestuhlung an Tischen auch eine Lounge-Area, Cocktailbar oder Bierbrunnen, Steh- und Brückentische, Picknickdecken oder Flying Food einzuplanen, kann man darüber hinwegsehen, dass nicht 150 Sitzplätze für 150 Personen vorhanden sind. Gruppendynamik und unterschiedliches Sitz- und Essverhalten bringt gerade bei Casual Events eine gewisse Lässigkeit und Individualität in die Gesellschaft.

3. Standort

Die Lage der Location ist entscheidend, sie sollte gut erreichbar sein und idealerweise in der Nähe von Verkehrsanbindungen liegen.

Unser mehr. Tipp Manchmal ist auch der Weg schon das Ziel! Einen längeren Gruppentransfer kann man direkt schon ins Eventprogramm einbauen. Waren nicht damals die Zug- oder Busfahrten das eigentliche Highlight der Klassenfahrt? 🙂 Es klingt unvorstellbar, aber auch Züge lassen sich chartern und so kann man aus einem Transfer über eine längere Strecke bereits einen exklusiven Partyzug machen. Liegt die Location in der Region, aber ist nicht gut erreichbar ohne Auto bzw. mit dem öffentlichen Nahverkehr, ist ein Shuttle-Service mit Oldtimerbussen eine nachhaltigere Alternative zur individuellen Anreise per Auto. Für den Transfer vom Hotel durch die Stadt in die Location eignet sich das Mieten einer Straßenbahn (Party, Aperitif, künstlerisches Rahmenprogramm...) oder du setzt Rikschas und Tuktuks ein. Führt kein Weg an einer individuellen Anreise per Auto vorbei, ist es ratsam, sich um ausreichend Parkplätze zu kümmern bzw. die Gäste frühzeitig über Parkmöglichkeiten zu informieren und ggf. Parkflächen exklusiv bereitzustellen. Miete von Parkhaus-Etagen, Freiflächen in Locationnähe einrichten und bewirtschaften, Park & Ride etc.

4. Ambiente

Das Gesamtbild der Location muss zur Atmosphäre der Veranstaltung passen und ein angenehmes Ambiente bieten.

Unser mehr. Tipp Es muss authentisch sein und das Eventkonzept sollte sich im Ambiente wiederfinden. Authentizität schafft man aber nicht zwingend durch die aufwendigste Lichtinstallation in Firmenfarben oder die ausgefallenen Designermöbel. Das Ambiente ist immer eine Mischung aus allem und gerade die Menschen, die als Gäste zum Event hin den Raum füllen, sind oft ein Faktor, der bei der Planung des Ambiente gar nicht berücksichtigt wird. Ein Klassikkonzert mit Gala-Dinner kann auch auf einem Schrottplatz stattfinden und durch Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten ein außergewöhnliches Ambiente schaffen... wichtig ist nur, dass am Ende nicht probiert wird, den Schrottplatz zu kaschieren, um eine vermeintliche Theateratmosphäre zu schaffen. Video-Projektionen auf weiße Flächen (Autos, stehende und fliegende Türen, Metallschredder und Kräne...), Maschinen als dekorative Ergänzung im Bühnenbild, indirekte Beleuchtung der Umgebung.

5. Verpflegung

Kläre ab, ob Catering-Services in der Location angeboten oder ob ein externer Caterer engagiert werden kann.

Unser mehr. Tipp Man kann nicht sagen, dass es ein Vorteil oder ein Nachteil ist, wenn eine Location exklusive Caterer im Portfolio hat bzw. eine Location fest an einen Caterer gebunden ist oder auch selbst das Catering übernimmt. Auch das hat Vorteile: Er hat Erfahrung mit dem Verhalten vieler verschiedener Gruppen, er weiß die funktionierenden Wege und welches entsprechende Set-up sich bewährt hat. Egal, ob du einen Caterer mitbringen oder, ob du den Caterer vor Ort nehmen musst, setze dich mit ihnen auf Augenhöhe zusammen. Beziehe einen Caterer immer auch in die Gesamtplanung mit ein: Was haben die Gäste vorher schon gemacht? Wo kommen sie her? Wie läuft der Abend inhaltlich ab? Was ist es für eine Gesellschaft? Was ist das Ziel der Veranstaltung? Formuliere eure Sorgen und Wünsche. Ist es dir zum Beispiel wichtig am Buffet keine zu langen Schlangen zu haben und trotzdem den Gästen eine Vielseitigkeit der Speisen anzubieten? Für den Rahmen der Veranstaltung wäre es auch schön, wenn die Teller der Gäste schön aussehen und nicht von Gästen selbst zu voll geschöpft werden. Eine sehr gute Option ist in dem Fall, die Buffets bereits mit fertig dekorierte Tellern mit einer kleinen Auswahl an passenden Speisen und Gerichten anzurichten. So haben die Gäste die Auswahl eines Buffets, können sich mehrmals bedienen und ihrem Geschmack folgen. Gleichzeitig wird Zeit gespart, es ist ästhetischer und es bleibt weniger übrig.

6. Preis

Das Budget für die Location muss im Rahmen der Veranstaltungskosten bleiben.

Unser mehr. Tipp Die Kosten der Location sind nicht wichtiger oder unwichtiger als die Kosten der anderen Postionen eines Events. Die Location bietet aber oft eine große Spanne, wie Kosten entstehen. Das sollte man immer im Blick haben. Auch das geht in beide Richtungen. Du kannst externe Technikkosten einsparen, wenn du auf fest verbautes Equipment zurückgreifst. Du kannst versuchen herauszufinden, was eine gebuchte Veranstaltung vor oder nach deinem Termin geplant hat und ob Material oder ein Set-ip auch von dir genutzt werden kann. Das spart unter Umständen Einrichtungs-, Transport-, Personal- und Materialkosten oder andersherum. So kannst mehr aus dem Event herausholen, bei gleichem Budget. Eine LED Wand ist günstiger, wenn sie einmal installiert und zwei oder drei Tage eingesetzt wird, wie wenn du sie exklusiv für dein Event einrichten lässt.
Es gibt Locations wie Messehallen oder Mehrzweckhallen, deren Grundmiete überschaubar ist, wo aber klar ist, dass man sehr viel Equipment, Dekoration und Material für das individuelle Set-up einplanen muss. Andererseits gibt es Locations, die zum Beispiel für sich schon so individuell sind, ein hohes Alleinstellungsmerkmal mitbringen, man nicht mehr viel drumherum braucht und entsprechend hohe Mieten aufrufen. Die MS Sonnenkönigin exklusiv auf dem Bodensee zu mieten ist natürlich allein schon im grundsätzlichen Set-up ein Highlight und es bräuchte eine sehr gute Idee und viel Budget um einen gleichen Effekt anderswo zu erreichen.
Das Gleiche gilt für Events, die Outdoor stattfinden. Sonnenschutz ist mittlerweile genauso wichtig wie Regenschutz. Es gibt Zelte in allen Variation. Ein Zelt mit Glasfassade und Terrasse ist teurer, bringt aber allein durch das Erscheinungsbild schon so viel Flair, welches man bei einem einfacheren Zelt dann versucht über eine aufwendige Dekoration zu kaschieren. Andererseits ist es zum Beispiel bei einem Tag der offenen Tür auch eine schöne Idee anstatt dem klassischen Festzelt die immer mehr verbreiteten Beduinen-Zelte einzusetzen. Sie fügen sich gerade in natürlicher Umgebung durch die organische Form schön in die Umgebung ein und geben der gesamten Atmosphäre ein stimmiges Erscheinungsbild.

7. Verfügbarkeit

Die gewünschte Location sollte zum geplanten Veranstaltungstermin verfügbar sein.

Unser mehr. Tipp Bei der Locationsuche sollte der Veranstaltungstermin bereits sehr sicher zu sein. Verschwende nicht zu viel Zeit in der Suche, wenn du schon weiß, dass es nicht so leicht sein wird, einen Termin zu koordinieren. Gibt es Gäste oder Teilnehmer:innen, die bei der Veranstaltung nicht fehlen dürfen? Versuche, Termine als Erstes mit ihnen zu besprechen und zu finden, bevor du auf die Suche nach der Location gehst. Es kostet unter Umständen viel Zeit und für die Locations ist es auch eine große Herausforderung diverse Termine über lange Zeiträume zu reservieren. Und am Ende droht die Enttäuschung auf beiden Seiten.

Es hat sich auch gezeigt, dass eine gewisse Flexibilität bei der Terminsuche bewährt hat. Viele Menschen sind auch froh, wenn ein Event mal nicht auf einen Freitag fällt. Gleichzeitig reduziert das unter Umständen eine No-Show Quote, weil an einem Freitag dann doch auch immer noch viele private Events dazu kommen oder weiter Einladungen zu anderen Veranstaltungen dazukommen. Wir in Freiburg sind es auch gewohnt, dass ein erfolgreicher Fußballverein gerne mal einen Heimsieg an einem Freitagabend einspielt, das wiederum kann auch zu Konflikten bei eingeladenen Gästen kommen. Sehr wichtig ist auch bei der Abfrage von Terminen in den Locations mögliche Auf- und Abbautage anzufragen. Die Location kann unter Umständen noch nicht wissen, wie groß ihr euren Aufbau plant, wie ein Zeitplan aussehen wird. Hier zur Sicherheit mal Auf- und Abbautage mitzureservieren, kann am Ende eine große Erleichterung bedeuten.

8. Räumlichkeiten

Schaue die verschiedenen Räumlichkeiten der Location an und prüfe, ob sie den Anforderungen deiner Veranstaltung entsprechen.

Unser mehr. Tipp Es ist hilfreich, sich einen Gesamteindruck einer Location zu verschaffen. Eine reine Internetrecherche ist natürlich initial effizient, da man schnell viele Locations findet und anfragen und reservieren kann, aber unter Umständen ist das nicht effektiv, da die Websites der Locations nie alles abbilden können, man einen Raum auch mal sehen und fühlen muss. Man sucht nach Raumgrößen, weil man denkt, es braucht so viel Quadratmeter, um das alles umzusetzen. Am Ende eignen sich aber auch kleinere Räume, die aber im Gesamtbild mit Nebenräumen doch funktionieren. Muss das Buffet zwingend im Veranstaltungssaal aufgebaut sein oder gibt es geeignete Nebenräume oder ein schönes Foyer, das sich dafür eignet? Kann ein Saal mit weniger Grundfläche, aber einer Empore trotzdem genutzt werden? Ist es möglich das Flying Buffet im Foyer einzurichten?

Ein Theatersaal ist meistens fest bestuhlt und man kommt nicht auf die Idee dort ein Bankett oder eine Tagung umzusetzen. Aber bist du schon mal auf einer Theaterbühne gestanden und hast das beeindruckende Bühnenhaus gesehen und die meist noch viel größere Hinterbühne? Wie wäre es, die Seiten zu tauschen und ein Event auf einer Theaterbühne umzusetzen und die Szenenfläche(n) in den Publikumsbereich zu verlagern?

9. Referenzen

Erfrage Referenzen von anderen Veranstalter:innen, die die Location zuvor genutzt haben.

Unser mehr. Tipp Wie wichtig es ist, auf die Erfahrung anderer zurückzugreifen, ist kein Geheimnis. Und das gilt auch für die Suche und Entscheidung für eine Location. Gibt es befreundete Unternehmen, die erfolgreiche Events durchgeführt haben? Oder warst du selbst Gast auf einem Event und begeistert? Zögere nicht diese Kontakte auch anzusprechen und nach den Erfahrungen zu fragen. Wir alles wissen, dass wenn das Licht aus geht und der Spot an, man häufig nicht die Herausforderungen und Erkenntnisse sieht, die es in der Planung vor dem Event gab. Es lohnt sich also auch mal nach Problemen zu fragen. Nicht nur andere Veranstalter:innen oder die Location selbst sollte hier zurate gezogen werden. Auch mit den Dienstleister:innen, mit denen du bisher schon gut zusammengearbeitet hast, kannst du in den Dialog gehen. Und sicher hat die Eventagentur deines Vertrauens bereits eine Menge Erfahrung in dieser Location gemacht oder kann ihre Kompetenz einbringen.

10. Flexibilität

Überprüfe, ob die Location flexibel genug ist, um eventuelle Änderungen oder zusätzliche Anforderungen zu berücksichtigen.

Unser mehr. Tipp Diese Flexibilität erfährt man meistens von ganze allein in einem ersten Gespräch. Es reicht, wenn man Fragen stellt und die Location nicht bei jeder Idee direkt sagt, dass es nicht geht. Zwischen Idee und Umsetzung gibt es mehr Spielraum, als “geht und geht nicht” - und je flexibler die Parteien sind, desto eher kommt man zum idealen Ergebnis. Es ist immer hilfreich, in einer Location mit Dienstleister:innen zusammenzuarbeiten, die bereits eine große Erfahrung mit der Location haben und häufig dort tätig sind. Eine Location wird immer kulanter sein mit besonderen Wünschen oder kreativen Ideen, wenn sie wissen, dass bei der Umsetzung eines Events Menschen vor Ort sind, die die Örtlichkeit kennen und denen sie vertrauen können. Erfahrene Dienstleister:innen kennen die richtigen Ansprechpartner:innen im Haus, kennen die Örtlichkeit, die Gegebenheiten und haben vermutlich schon viele Dinge umgesetzt und gesehen – nutze dieses Wissen für deine Eventumsetzung.

Zurück zur Website

Kathrin Gautsch