Betriebsveranstaltung: Was gilt bei Überschreitung des Freibetrages?

Wie versteuere ich meine Veranstaltung, wenn der Betrag pro Kopf mehr als 110 EUR beträgt?

Es herrscht allgemeine Unsicherheit darüber, wie Betriebsveranstaltungen abseits des Freibetrages besteuert werden und viele Menschen scheuen es, die 110 EUR inkl. Mwst. zu überschreiten. Anhand eines einfachen Rechenbeispiels möchten wir mit diesen Unklarheiten aufräumen und verdeutlichen, warum es sich lohnt, auch einmal über den Betrag hinauszugehen.

Inhalt

1. Definition: Was versteht man unter Betriebsveranstaltung

2. Freibetrag

3. Pauschalversteuerung bei Überschreitung

4. Beispiel

5. Fazit

1. Definition

   Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die einen gesellschaftlichen Charakter haben. Zum Beispiel fallen darunter Betriebsausflüge, Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern.
   Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn sich der Kreis der Teilnehmer:innen überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmer:innen oder Arbeitnehmer:innen aus Unternehmen, die dem Konzern angehören.

2. Freibetrag

   Die Grenze für den Freibetrag liegt bei 110 EUR brutto pro teilnehmender Person und pro Veranstaltung. D.h. der Betrag bezieht sich auf die anwesenden Arbeitnehmer:innen und nicht auf die eingeladenen Gäste. Der Freibetrag kann maximal an zwei Veranstaltungen im Jahr gewährt werden. Wenn Familienmitglieder und Begleitpersonen bei einer Veranstaltung eingeladen sind, wird der Freibetrag nicht für jede anwesende Person gewährt. Stattdessen werden den auf den Arbeitnehmer selbst und auf etwaige, zu ihm gehörende Begleitpersonen entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet:

   Beispiel: Alle Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 EUR. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Arbeitnehmer:innen zusammen, von denen 25 von je einer Person begleitet werden.

   Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, sodass auf jede Person ein Betrag von 100 EUR entfällt. Der auf die Begleitpersonen entfallende Anteil ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. 50 Arbeitnehmer:innen haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 EUR, der nicht steuerpflichtig ist, da er unterhalb des Freibetrags von 110 EUR liegt. Bei 25 Arbeitnehmern (mit Begleitperson) beträgt der geldwerte Vorteil 200 EUR. Nach Abzug des Freibetrags von 110 EUR beträgt der steuerpflichtige geldwerte Vorteil 90 EUR.

3. Pauschalversteuerung

   Wird bei einer Betriebsveranstaltung der Betrag von 110 EUR überschritten oder finden mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr statt, unterliegt der zusätzliche Betrag der Besteuerung als Arbeitslohn. Der überschrittene Betrag kann jedoch als Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent berechnet werden. (gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).

   Zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer wird weiterhin ein Solidaritätszuschlag von 5,5 % und pauschale Kirchensteuer (8 % oder 9 % von der LSt) fällig.
   
   Die Ermittlung der Gesamtkosten stellt meist die größte Herausforderung dar:

   Zum Beispiel kommt es für eine Einbeziehung der Aufwendungen des Arbeitgebers in die Gesamtkosten nicht darauf an, ob es sich um übliche Zuwendungen handelt. Auch unübliche Zuwendungen, wie z. B. Geschenke und Verlosungsgewinne, deren Gesamtwert 60 Euro übersteigt oder Zuwendungen an einzelne Arbeitnehmer aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – einer Betriebsveranstaltung sind daher in die Gesamtkosten einzubeziehen.

4. Beispiel

   Das Sommerfest der Muster GmbH weist Aufwendungen in Höhe von 24.000 EUR brutto für die Veranstaltung vor. Insgesamt nehmen 200 Mitarbeiter:innen teil. Die pro Kopf Ausgabe beträgt somit 120 EUR. Wird der Freibetrag von 110 € abgezogen, muss der Arbeitgeber noch weiter 10 EUR pauschal mit 25 % versteuern. Demnach fallen pro Mitarbeiter:in 2,50 EUR pauschale Lohnsteuer an, insgesamt sind das 500 EUR.

   Auch hier bitte beachten: zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer wird weiterhin ein Solidaritätszuschlag von 5,5 % und pauschale Kirchensteuer (5,5 % in Baden-Württemberg) fällig. Die Bezugsgröße ist dabei nicht der übersteigende Betrag, sondern die mit 25% pauschalierte Lohnsteuer.

   Von obenstehendem Beispiel ausgehend werden demnach auf die 2,50 EUR pauschale Lohnsteuer, noch 5,5 % Solidaritätszuschlag (0,14 EUR) und 5,5 % (0,14 EUR) pauschale Kirchensteuer berechnet.

   Übersteigender Betrag 10,00 EUR

   Davon 25% LSt.                               2,50 EUR

   Davon 5,5% Sol.Zuschlag          0,14 EUR

   Zzgl. 5,5% KiSt.                            0,14 EUR

   Pauschale Besteuerung:             2,78 EUR

5. Fazit

   In der Praxis ist es nicht immer einfach, die Freigrenze von 110 EUR einzuhalten und so wird häufig der ein oder andere Programmpunkt wieder gestrichen - zum Nachteil der Arbeitnehmer:innen. Durch die pauschale Versteuerung des zusätzlich aufgewendeten Betrages entstehen dem Arbeitgeber zwar geringe Kosten, diese sind jedoch meist auf die Gesamtsumme gesehen zu vernachlässigen.
   
   Der Vorteil liegt auf der Hand: ein wertschätzendes Mitarbeiterfest als Belohnung für die Leistungen der Belegschaft!
   
   Es lohnt sich daher, auch mal den Betrag zu überschreiten und den Mitarbeiter:innen eine besondere Veranstaltung zu ermöglichen, die ihre Motivation und Zufriedenheit stärkt. Die finanziellen Auswirkungen sind überwiegend minimal im Vergleich zu den positiven Effekten auf das Betriebsklima und die Mitarbeiterbindung. Investitionen in solche Events können sich langfristig auszahlen und zu einem produktiven und harmonischen Arbeitsumfeld beitragen.