Zeit optimal investiert: Wie gestiegene Erwartungen der Teilnehmer:innen den Eventmarkt verändern

Wie müssen Veranstaltungen mit B2B-Kontext künftig aussehen, damit sie vor Ort besucht werden?

Der Markt für Präsenzveranstaltungen hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert, nicht zuletzt aufgrund der Corona-Pandemie. Eine spannende Studie des renommierten Fraunhofer-Instituts IAO hat sich diesem Thema gewidmet und dabei wichtige Erkenntnisse gewonnen. Wir haben dir folgend die relevantesten Handlungsempfehlungen herausgefiltert und für dich zusammengefasst.

© Foto: IHK Südlicher Oberrhein / Michael Bode

Networking im Zentrum der Motivation

Bei Veranstaltungen mit geschäftlichem Kontext stand das Thema Netzwerken und der gemeinsame Austausch schon immer im Fokus - das bleibt auch in Zukunft so. Die Teilnehmenden schätzen es, aus dem Büroalltag auszubrechen und mit interessanten Menschen in Kontakt zu treten. Denn neue Kontakte sind wichtig für künftige Geschäftsbeziehungen. Entsprechend dienen zwischenmenschliche Beziehung auch dazu, Vertrauen aufzubauen, Sympathien zu entwickeln und Emotionen zu erleben. Das kann in dieser Form auch nicht durch digitale Formate ersetzt werden.

Angesichts der hohen Bedeutung ist es deshalb erforderlich, dass bei entsprechenden Events ausreichend Raum für den Austausch der Teilnehmer:innen untereinander geschaffen wird. Welche Formate und Maßnahmen euch als Veranstalter dabei zur Verfügung stehen, liest du in unserem Beitrag "Networking auf deinem Event vereinfachen".

© Foto: Johannes Meger

Gestiegene Ansprüche verlangen erstklassige Inhalte

Begeisterung bei den Teilnehmer:innen hervorrufen - das ist das Ziel von Events. Doch aufgrund gestiegener Ansprüche wird es zunehmend schwieriger, an vergangene Teilnehmerzahlen anzuknüpfen. Ein tolles Buffet reicht da schon lange nicht mehr aus, um Gäste zur Teilnahme zu bewegen.

Vielmehr wählen potenzielle Teilnehmer:innen deutlich bewusster ihre physische Teilnahme an Events aus. Die Frage nach dem Mehrwert wird sehr viel kritischer hinterfragt und der Grundsatz "Qualität statt Quantität" dient als Leitfaden bei der Entscheidungsfindung. Daher sind die Inhalte, der Rahmen und die klare Kommunikation darüber von entscheidender Bedeutung. Ein langfristiger Nutzen kann durch praxisnahe Workshops, Expertenvorträge, Networking-Möglichkeiten oder interaktive Elemente erreicht werden. Es geht darum, den Gästen wertvolle Erkenntnisse, Inspiration und eine bleibende positive Erfahrung zu bieten, die über ein Event hinausreicht.

Die Teilnehmer:innen müssen bereits im Vorfeld wissen, was sie erwartet und welche Vorteile sie aus dem Event ziehen können. Eine transparente und ansprechende Kommunikation steigert die Vorfreude und motiviert die Teilnehmer:innen zur Teilnahme. Lese mehr hierzu in unserem Blogartikel "Visuelle Kommunikation".

Eine sorgfältige Planung der Inhalte, angelehnt an Trends und Innovationen, ist herausfordernd und erfordert viele Ressourcen. Für viele unserer Kund:innen kümmern wir uns deshalb auch um die Ausgestaltung des Rahmenprogramms und erarbeiten gemeinsam die perfekte Strategie.

Gemeinsam mit der IHK Südlicher Oberrhein haben wir etwa den ersten Neujahrsempfang nach der Corona-Zwangspause auf den Prüfstand gestellt. Die Zahl der Gäste war bei dieser Veranstaltung bisher nicht die Herausforderung - das Feedback aber zu dieser Veranstaltung war außergewöhnlich gut und zeigt, dass wir mit einem überarbeiteten Konzept auch den Ansprüchen der Teilnehmer:innen gerecht wurden, die vermutlich selbst vom Ergebnis überrascht waren. Das wird sich in den kommenden Jahren bestätigen, wenn die Nachfrage und der Zulauf für den Neujahrsempfang steigen wird.

© Foto: IHK Südlicher Oberrhein / Klaus Polkowski

„Natürlich nutzen wir den Neujahrsempfang, unsere mit Abstand größte Veranstaltung, um auf unsere Dienstleistungen und die Themen der regionalen Wirtschaft aufmerksam zu machen. Aber der Termin ist ja keine Werbeveranstaltung. Unsere Mitglieder erwarten da schon etwas mehr, weshalb wir die durch Corona aufgezwungene Pause dazu genutzt haben, den Neujahrsempfang neu zu denken. So haben wir zuletzt, und werden dies auch im kommenden Jahr tun, eine:n hochkarätige:n Redner:in eingeladen, der:die mit seinem:ihrem Blick auf unsere Strategiethemen schaut. Unsere Gäste können da sehr viel mitnehmen. Und am Ende führt das wieder zu unseren Dienstleistungen und den Themen der regionalen Wirtschaft. Auch die filmischen Einblicke in unsere tägliche Arbeit rund um die Strategiefelder kamen zuletzt sehr gut an. Dass die Verlängerung des offiziellen Programms ganz nebenbei dazu geführt hat, dass unsere Gäste im Saal nun sitzen statt stehen, hat wohl auch niemand bedauert…“

Natalie Butz, Leiterin Kommunikation der IHK Südlicher Oberrhein

© Fotos: IHK Südlicher Oberrhein / Michael Bode

Am Puls der Zeit

In einer Welt, die sich rasend schnell verändert und Trends kommen und gehen, ist es entscheidend, dass Veranstalter:innen sich mit den neuesten Entwicklungen auseinandersetzen und diese in ihren Events umsetzen. Kund:innen haben hohe Ansprüche und erwarten, dass Veranstaltungen nicht nur dem aktuellen Zeitgeist entsprechen, sondern auch kreative Ideen und unkonventionelle Lösungsansätze bieten.

Gäste möchten heute mehr als nur passive Teilnehmer sein - sie möchten überrascht, inspiriert und aktiv einbezogen werden. Die Zeiten, in denen ein einfaches Programm ausreichte, um die Gäste zufriedenzustellen, sind vorbei. Stattdessen suchen Teilnehmer:innen nach einem langfristigen Nutzen aus dem Event. Sie möchten neue Erkenntnisse gewinnen, sich vernetzen, inspiriert werden und ihre Erfahrungen mit nach Hause nehmen.

Um diesem Bedürfnis gerecht zu werden, ist es unerlässlich, am Puls der Zeit zu bleiben. Veranstalter:innen sollten Trends und Innovationen aufspüren, relevante Branchenentwicklungen verfolgen und neue Konzepte in ihre Events integrieren. Kreative Ideen, ungewöhnliche Formate und innovative Technologien sind gefragt, um die Gäste zu begeistern und ihnen ein einzigartiges Erlebnis zu bieten.

Ein herausragendes Beispiel dafür, wie Veranstalter:innen auf die Bedürfnisse der Gäste eingehen, ist die 'Bechtle Microsoft World:

"Die 'Bechtle Microsoft World 2023' war wieder eine Veranstaltung der Extraklasse mit hochkarätigen Referenten und vielen brandaktuellen Themen. Das Event bot mit seinem Festival-Charakter einen perfekten Rahmen für das Networking zwischen unseren Kunden, den Veranstaltungspartnern und unseren Mitarbeitenden. Mehr als 80 sorgfältig ausgewählte Vorträge und eine angemessene Dosis an Entertainment sorgten für eine gelungene Mischung aus Information und Unterhaltung. Entsprechend positiv war das Feedback von den mehr als 1.000 Kunden, Partnern und unseren Mitarbeitenden.

Mehrpunkt hat uns 2023 bereits zum vierten Mal bei der Planung und Durchführung der „Bechtle Microsoft World“ unterstützt und wie immer eine großartige Leistung gezeigt. Die gesamte Abwicklung mit den Veranstaltungspartnern, den Messedienstleistern und den Referenten haben wir ebenso an mehrpunkt übertragen wie das Teilnehmermanagement, die Pflege der Veranstaltungs-App und natürlich die Betreuung der Veranstaltung vor Ort. Die #BMSW23 war ein voller Erfolg, das Feedback von Kunden, Partnern und Mitarbeitern durchweg positiv und die Teilnehmerzahl stieg erstmals über 1.000."

Udo Stiefvater, Geschäftsführer von Bechtle IT-Systemhaus Freiburg

© Foto: Johannes Meger

Fazit

Wer zukünftig Veranstaltungen organisiert, muss noch flexibler und agiler auf den Markt und Trends reagieren. Die Digitalisierung, die in hohem Maße durch die Corona-Pandemie beschleunigt wurde, fordert ein schnelles Umdenken und mutige Entscheidungen, um neue Konzepte und Formate zu implementieren.

Wie kann mehrpunkt dich unterstützen?

Neben der klassischen Eventorganisation bieten wir unseren Kund:innen auch umfassende Beratung in der konzeptionellen und inhaltlichen Ausgestaltung ihrer Events. Unsere langjährige Erfahrung ermöglicht es uns, auf ein fundiertes Fachwissen zurückzugreifen. Wir haben zudem den Vorteil, Trends und neue Veranstaltungsformate direkt in der Praxis auszuprobieren. Dadurch können wir euch davor bewahren, nach dem Trial-and-Error-Prinzip vorzugehen, und stattdessen direkt sagen, was gut ankommen wird. Unser Fokus liegt darauf, gemeinsam mit euch Lösungsansätze zu entwickeln, die euren individuellen Bedürfnissen und deren eurer Zielgruppe gerecht werden.

Bereit, loszulegen? Kontaktiere uns jetzt!

Du möchtest dich genauer in die Studie einlesen? Die kompletten Inhalte findest du hier:
https://www.gcb.de/de/wissen-und-innovation/future-meeting-space/forschungsschwerpunkt-2022/