Networking auf deinem Event vereinfachen

Welche Formate & Maßnahmen unterstützen dabei?

Manche blühen darin auf, andere wiederum fühlen sich dabei unwohl: Networking ist essenzieller Bestandteil vieler Business-Veranstaltungen, sorgt jedoch auch immer wieder für unangenehme Momente. Denn für viele Menschen fühlt es sich befremdlich an, wenn sie auf eine Vielzahl an unbekannter Gesichter treffen, was wiederum das Knüpfen neuer Kontakte deutlich erschwert.

Glücklicherweise gibt es einige Tricks, die man als Veranstalter einsetzen kann, um eine gute Grundlage für die Teilnehmer:innen zu schaffen und den Austausch untereinander zu fördern.

Die Wahl des richtigen Formats

Je nach Ziel und Zielgruppe, bieten sich verschiedene Veranstaltungsarten an, um den Austausch zu fördern. Dabei besteht auch die Möglichkeit, Formate miteinander zu kombinieren und so mehr Abwechslung hineinzubringen.

• Workshop

  Speaker sind immer eine gute Variante, die Teilnehmer:innen zu motivieren und Impulse zu geben, jedoch sollte ein Workshop immer interaktiv bleiben und den Teilnehmer:innen ermöglichen, selbst Themen zu erarbeiten.

• World Café

  Das Setting eines World Café besteht aus mehreren Tischen, die in einem Café-Stil angeordnet sind, an denen jeweils ein:e Moderator:in sitzt und die Runde anleitet. Die Teilnehmer:innen wechseln nach einer bestimmten Zeit zu neuen Tischen und bringen ihre Ideen und Gedanken neu ein. Die Ideen und Erkenntnisse der vorherigen Gruppen werden dabei fortgeführt. Perfekt, um mit möglichst vielen Menschen in Kontakt zu treten und vielfältige Perspektiven kennenzulernen. In entspannter Atmosphäre wird das gemeinsame Lernen und das Teilen von Ideen gefördert.

• Barcamp

  Bei einem Barcamp ist die Agenda offen und wird von den Teilnehmender:innen zu Beginn selbst festgelegt. Jede:r interessierte Teilnehmer:in kann ein Thema vorschlagen und das Publikum stimmt darüber ab, wie groß das Interesse daran ist. Erhält ein bestimmtes Thema großen Anklang, wird dafür ein Zeitfenster eingeplant. Neben einem klassischen Vortrag kann die Session auch eine Einladung zur offenen Diskussion sein. Die offene Struktur eines Barcamps schafft eine lockere und interaktive Atmosphäre und eignet sich daher besonders gut zum Netzwerken.
  Damit niemand etwas verpasst, wird jede Session auf einem Flipchart dokumentiert und so nach dem offiziellen Teil in einer Art Galerie allen Teilnehmer:innen zur Verfügung gestellt.

Spielerisch heranführen

• Business-Speeddating:

  Läuft ab, wie Speeddating generell. Unterschiedliche Tische, an denen in bestimmten Zeitabständen gewechselt wird. So lernen sich die Gäste innerhalb kürzester Zeit kennen und können im Anschluss die angefangenen Gespräche vertiefen. Um schüchterne Stille zu vermeiden, können auf den Tischen Zettel mit Icebreaker-Fragen zur Verfügung gestellt werden. Alternativ kann ein allgemeiner Icebreaker für die gesamte Gruppe anmoderiert werden.

• Memory:

  Am Einlass erhält jeder eine Ansteckkarte, die zu der Karte von mindestens einer weiteren Person passt. Aufgabe ist es, sich auf die Suche nach der anderen Person zu machen, die ebenfalls diese Karte besitzt. Dabei können die Karten ganz individuell nach Thema der Veranstaltung modifiziert werden.

• Stempelbuch / Sammelalbum:

  Kontakte können, wie bei einer Stempelkarte oder in einem Sammelalbum, gesammelt werden. Jedes Mal, wenn ich mich einer Person vorgestellt habe, kann ich ein Stempel oder ein Sticker der jeweiligen Person abholen.

• Icebreaker-Fragen:

  Hierbei geht es um Fragen zum Kennenlernen, die sich nicht auf die Hardfacts, wie Name, Wohnort und Firma beziehen, sondern auf die persönliche Ebene abzielen. Online Generatoren sind dabei eine große Unterstützung, um entsprechende Fragen zu finden. Zum Beispiel: Check-in Generator oder tscheck.in.

• Vorstellung bei Sitznachbar:innen:

  Zu Beginn eines Vortrages bittet der:die Moderator:in das Publikum sich jeweils den Sitznachbar:innen vorzustellen. Auf diese Weise ist jede:r gleich zu Beginn um zwei Kontakte reicher.

In Bewegung bleiben

Beim Netzwerken geht es darum, möglichst viele relevante Kontakte zu knüpfen und sich mit unterschiedlichen Personen auszutauschen. Um sicherzustellen, dass deine Gäste während der Veranstaltung in Bewegung bleiben, ist es wichtig, den Eventaufbau dementsprechend zu gestalten. Vermeide eine feste Tischordnung und biete stattdessen an verschiedenen Standorten Stehtische und Lounges an. Präsentiere das Catering in Form eines Flying-Buffets, um die Teilnehmer:innen zu ermutigen, sich aktiv zu bewegen und dabei immer wieder mit neuen Gesprächspartner:innen in Kontakt zu treten. Auch bei den Getränken solltest du auf einen klassischen Tischservice verzichten und stattdessen auf Bars und Theken mit Selbstabholung setzen.

Durch eine dynamische Eventgestaltung förderst du die Interaktion und schaffst eine angenehme Networking-Atmosphäre, in der sich die Teilnehmer:innen frei bewegen und leichter ins Gespräch kommen.

Einladende Atmosphäre

Das Venue und das Setting sind Faktoren mit direktem Einfluss auf die Atmosphäre und Stimmung der Veranstaltung. Ein einladendes und inspirierendes Ambiente sorgt dafür, dass sich die Teilnehmer:innen wohler und lockerer fühlen und so leichter ins Gespräch miteinander kommen. Das Setting kann dazu beitragen Hemmungen abzubauen und den Austausch zu fördern.

Offene Bereiche mit gemütlichen Sitzgelegenheiten und Lounge-Bereichen fördern informelle Gespräche und Begegnungen. Interaktive Elemente wie Whiteboards, Diskussionsrunden oder Networking-Spots können den Austausch anregen und die Teilnehmer:innen ermutigen, sich aktiv einzubringen.

Unterstützung durch Profis

Mit erfahrenen Networking Profis wird Kontakte knüpfen zum Kinderspiel - selbst für introvertierte Menschen. Mit ihrer professionellen Gesprächsführung ermutigen sie Menschen, aufeinander zuzugehen und sich auszutauschen. In Workshops oder bei Vorträgen übernehmen diese Rolle professionelle Moderator:innen. Sie stellen gezielte Fragen und binden alle Teilnehmer:innen gleichermaßen mit ein.

Für die Pausen ist es sinnvoll, einige Netzwerk-Expert:innen im Vorfeld zu bitten, sich unter die Menschen zu mischen und aktiv Gespräche und Diskussionen zu beginnen. Für schüchterne Menschen wird es auf diese Weise viel angenehmer, sich mit fremden Personen zu unterhalten, da sie den ersten Schritt nicht selbst initiieren müssen.

Matchmaking

Das sogenannte Matchmaking ist eine weitere Methode, um Leute mit ähnlichen geschäftlichen Interessen gezielt miteinander zu verknüpfen. Dieses Konzept findet nicht nur in Dating-Apps Anwendung, sondern auch bei Veranstaltungen, um den Austausch zum richtigen Zeitpunkt zu ermöglichen.

Der Prozess kann grundsätzlich manuell abgebildet werden, bedeutet aber oftmals einen hohen logistischen Aufwand, insbesondere bei Messen, wo viele Termine mit unterschiedlichen Personen anstehen. Im Rahmen eines professionellen Teilnehmermanagements in Kombination mit einer Event-App können sich die Teilnehmer:innen durch das Erstellen individueller Profile miteinander vernetzen, über den Chat in Kontakt treten und bei Bedarf Termine vereinbaren.

Die übersichtliche Teilnehmerliste ermöglicht einen schnellen Überblick über alle Event-Besucher:innen und hilft dabei, gezielt diejenigen zu identifizieren, die für die eigenen Geschäftsinteressen besonders relevant sind. Dadurch wird der Networking-Prozess effizienter gestaltet und introvertierten Besucher:innen wird ein einfacherer Einstieg in die Vernetzung ermöglicht.

Fazit

Als Veranstalter:in hast du die Möglichkeit, das Networking und den Austausch gezielt zu fördern. Durch die Wahl passender Formate und einem entsprechenden Setting schaffst du eine Umgebung, für wertvolle Geschäftskontakte und fruchtbare Kooperationen.

Als Eventagentur stehen wir gerne beratend zur Seite und helfen bei der Konzeption und Umsetzung deiner Veranstaltung, um ein optimales Networking-Erlebnis zu schaffen. Gemeinsam können wir die passenden Formate auswählen, das Setting gestalten und die technischen Lösungen integrieren, um den Austausch und die Kontaktknüpfung auf deiner Veranstaltung zu maximieren